内部规章
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揭阳职业技术学院公章使用和管理的规定

为了维护学院公章使用的严肃性、规范性,落实责任制,特对学院内部各级公章的使用和管理作如下规定:
     一、我院各级行政、教学、教辅部门公章由学院党政办公室统一负责刻制和发放,任何系(部)、部门和个人不得擅自刻制,对违反规定自行刻制公章的部门和个人,要追究其责任。
     二、各级公章要专管专用,院级公章由学院党政办公室机要室秘书负责保管使用,各系(部)、部门公章原则上由系(部)、部门指定专人保管使用,保管人因私外出,应将公章交到系(部)、部门负责人管理,返回时再收回保管使用。使用公章要坚持原则,认真负责,并按规定程序办理。原则上不得将公章带离学院,特殊情况需带离的,需报学院主要负责领导同意,并妥善保管,确保安全。公章如有遗失,应及时向学院党政办公室报告,并查清原因和责任。
     三、学院实行公章使用管理审批责任制,谁签批或口头同意谁负责,谁丢失谁负责。
     四、各系(部)、部门需盖院级公章的一般业务材料,由各系(部)、部门负责人审核把关,档案科复核后登记盖章(此类材料使用申请表一)。重要材料如协议、合同、科研项目、教学项目、招聘项目、设备采购项目、工程项目、评优评奖、处罚处理决定、资金问题等涉及人、财、物等盖章材料,须经系(部)、部门负责人审核把关,院分管领导、院长或书记签批后方可盖章。
     五、向上向外报送的材料上如已有党委书记或院长签字的,可直接在机要室登记盖章。
     六、如遇院领导出差或开会而急需盖章,经办人可以改用电话方式请示院领导,同意后可先盖章后补手续。
     七、教职工申报材料需加盖院印的,须有系(部)、部门负责人签名和院分管领导审核签署意见后方可盖章。教职工办理婚姻证明、计划生育证明、独生子女证明、收入证明、各类资格考试报名等,由人事处审核把关并签署意见后方可盖章(在用印申请表“用印部门负责人意见”栏签写)。
     八、各系(部)、部门人员因公外出联系工作,参加各种学术活动、学生实习等,应由该系(部)、部门开具证明,加盖系(部)、部门印章。如需开具学院介绍信或使用院级公章,须经系(部)、部门领导审核把关后报院分管领导签批后方可办理。
     九、凡以我院名义发出的毕业(结业、进修)证书、肄业证书、学生证、聘任证书、工作证等各种证件,以及各种奖状、荣誉证书等均须由有关部门造册,经系(部)、部门负责人审核,报院分管领导、院长签字后,由专人统一送机要室盖章。
     十、系(部)、部门在外刊登广告、声明等,由经办人拟稿,系(部)、部门负责人审核,报院分管领导、院长批准方可加盖院印。
     十一、教工亲属(不在我院工作、学习)的一切证明,均不属学院及各系(部)、部门出具证明范围。如有特殊情况需由学院出具证明并加盖公章,需经教职工所属系(部)、部门的领导及院分管领导签批后,方可受理。
     十二、学生各种证明、介绍信和报考资料等需盖院级印章的,须先向所在系(部)领导提出申请,经所在系(部)领导签署意见并盖系(部)公章后,由系(部)办公室人员办理盖章手续,学生不得擅自直接到机要室办理盖章手续。
     十三、节假日、寒暑假期间,学院机要室不办理个人材料盖章手续。假期因公、因私外出的教职工,如需开具院级介绍信、证明或使用院级印章的,必须在放假前一周按有关规定到机要室办理。
     十四、学院法人印章的使用管理按院级印章的使用管理办法执行。凡需使用院长印章的材料,必须经院长同意后方可用印。
     十五、各系(部)、部门不得擅自开具空白介绍信(证明)。各部门公章的使用,应手续齐备,逐次登记,以备查考。
     十六、在使用院级公章时,如遇特殊情况,由学院党政办公室和院领导商量决定。
     十七、本规定由学院党政办公室负责解释,自发布之日起实施,原《揭阳职业技术学院印章使用和管理的规定(试行)》(揭职院〔2002〕10号)同时废止。
 
     附件:1.揭阳职业技术学院公章使用申请表(一)
                2.揭阳职业技术学院公章使用申请表(二)
 

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