内部规章
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揭阳职业技术学院公文处理办法

第一章  总   则
第一条 为使我院的公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据《党政机关公文处理工作条例》,结合我院实际,制定本规定。
     第二条 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
     第三条 本规定适用于全院党政各部门。办公室是学院公文处理的管理机构并负责指导各部门的公文处理工作。各部门必须重视并认真做好公文处理工作。
     第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
     第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。要严格遵守保密制度,对机密文件应妥善管理,对尚未公布的文件,不得向外传播。
第六条 公文处理工作,必须按统一领导、分级管理的原则进行,并有专人具体管理本部门的日常公文处理工作。
第二章  公文种类
第七条 学院常用的公文有以下几种
     (一)决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经过会议讨论通过,要贯彻执行的事项,用“决议”。
     (二)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
     (三)通知。适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布行政法规和规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
     (四)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
     (五)报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
     (六)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
     (七)批复。适用于答复下级机关请示事项。
     (八)函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
     (九)会议纪要。传达会议议定的事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”。
     (十)规定、办法、细则。经过会议讨论通过,对某项工作或活动作出一定限制和约束,要求参与的方面或个人遵照办理的,用“规定”;为贯彻上级的方针、政策或有关条例,就某一项工作制定具体作法和要求,用“办法”;根据条例中某一条或某几条规定而制定详细规则,即条例某一部分的具体化,用“细则”。
第三章  公文格式
第八条 公文格式一般包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。具体要求如下:
     (一)公文标题 由发文单位、事由、文种三部分构成;应当准确简要地概括公文的主要内容;一般用2号小标宋体字,回行时应当做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列应当使用梯形或菱形。标题中除法规、批转法规性文件外,一般不用标点符号。
     (二)发文字号 包括机关代字、年份、序号。几个单位联合发文,只标明主办单位发文字号。
     (三)签发人 上行文应当在发文字号右下方、横线的右上方印注签发人姓名。
     (四)附件 公文如有附件,应当在正文之后,落款之前注明附件顺序和名称。
     (五)受文单位 包括主送单位和抄送单位。向上级和平级单位发文,只写一个主送单位,不能一文多送,对其它需要了解公文内容的单位,可用抄报或抄送的形式。
     (六)印章 公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办部门加盖印章。联合下发的公文,联合发文部门都应当加盖印章。印章要端正盖在公文的年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿压年、月、日。
     (七)成文时间 以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发的领导人签发日期为准;会议通过的文件,以通过的时间为准;电报,以发出日期为准。
     (八)密级 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
     (九)紧急程度 紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
     (十)公文的文字一律从左到右横写、横排。
     (十一)公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第四章  行文规则
第九条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
      第十条 各系(部)、党政部门的行文关系,应根据各自隶属关系和职权范围确定。
      第十一条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
      第十二条 我院使用统一规定的文件版头,各部门不得擅自印制红头文件版头。
      第十三条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项应当写明缘由并通过办公室转报外,“请示”不得直接送领导个人。
      第十四条 “报告”中不得夹带请示事项。
第五章  公文拟制
第十五条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
       第十六条 公文起草。以学院党委和学院名义发文,根据内容由主办单位拟稿,非职能部门业务范围内的综合性和重要党政文件由办公室拟稿。
公文起草必须严肃认真,应当做到:
     (一)符合党和国家的法律法规,以及党的方针政策;符合地方党委政府及学院的有关规定。
     (二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
     (三)严格控制公文篇幅,除重大工作部署性文件外,公文一般不超过3000字,最长不超过4000字,简报每期篇幅应控制在2000字以内,信息不超过1000字。简报、信息重大反映动态、经验、问题和工作意见建议等内容,减少一般性工作情况汇报。
     (四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
     (五)结构层次序数,第一层为“一、”第二层为“(一)”,第三层为 “1.”第四层为“(1)”。
     (六)公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数码。
     (七)必须使用国家法定计量单位。
     (八)用词、用字准确规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
第六章 公文办理
第十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
      第十八条 收文办理的主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序,校外收文由办公室指定专人负责办理。
     (一)签收 来文由办公室专人分别拆封、登记、编号、盖上揭阳职业技术学院收文章,填写“文件阅办单”送办公室分管文秘工作领导初审。
     (二)初审 办公室分管领导对收到的来文进行初审,根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见,办公室主任对拟办意见进行审核。
两个以上部门办理的,应明确主办部门。紧急公文,应提出办理时限。
     (三)审批 拟办意见审核后应及时呈报院分管领导或党政主要领导批示。因领导外出而采用电话(短信)请示的,应在办文单中填写说明。
     (四)阅办 根据院领导批示意见即通知有关部门阅办。承办部门接文后应当及时办理,并在2-3个工作日内答复办理结果,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的,应迅速退回交办的部门并说明理由。
     (五)各系(部)、各部门接收到的文件不得擅自处理,应及时送交党政办办文,如未送交办文私自办理或因滞留错过有效时限引发事故的,收文部门应负全部责任。
     (六)学院各党政部门的请示、报告等公文,必须送交办公室,由办公室登记后,代为转送院领导阅批。否则,院领导将视为手续不完备而不予批示,并退回原单位重新办理。
     (七)送院领导批示或者交有关部门办理的公文,公文处理人或递送人要负责催办、查办,防止漏办和延误,并及时收回公文,注意存档。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
第十九条 发文办理
(一)核稿、会签。公文起草后,拟稿部门负责人必须认真核稿,确认内容、文字无误后签名。行文内容涉及两个及两个以上部门,必须履行会签手续后,方交公文处理部门审核,并将公文稿件(含电子版)送办公室排版。公文排版后先交由拟稿部门校对,确认无误后正式印发。
     (二)审核 以学院党委和学院名义发文,公文送党政领导签发之前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与有关部门协商、会签,文种使用、公文格式等是否符合有关规定,与本部门或本单位发出且继续生效的公文有无矛盾,是否具有可操作性。
办公室可对下列文稿予以退回重办:
     1.未经拟稿部门领导核稿的。
     2.请示内容不符合法律、法规和学院有关规定的。
     3.文件格式混乱、眉目不清、头尾不合、附件遗漏及主抄送单位不清的。
     4.一文多事,多头主送和明显违反本规定的。
     5.文稿潦草,字迹不清,自造简化字,用铅笔或圆珠笔起草或修改的。
     6.涉及其他部门的事项,未与这些部门充分协商,或者虽经协商但仍不一致,未能如实反映的。
     (三)签发 审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。
     1.政策性强、涉及面广的重要公文,包括重要的“请示”“报告”由正职领导或者主持日常工作的副职领导人签发。
     2.公文涉及的内容属于副职领导人分管范围,可由副职领导人签发;如同时涉及其他副职领导人分管范围的,应当先送其他副职领导人审核或者会签。
     (四)分发 公文印发要厉行勤俭节约,发文部门原则上把公文通过OA系统发至院领导及各系、各部门OA管理员,除印制少量存档外,不再印发纸质公文。凡是通过新闻媒体公开发布的事项,原则上不再印发公文。积极推广电子公文和二维条码应用,实现文件和简报资料原则上通过网络传输和网上办理。
第七章  公文管理
第二十条 党政公文由机要室统一管理。
       第二十一条 公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
       第二十二条 公文归档,应当根据相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,并依内容的重要程度确定案卷的保管年限。要保证档案的安全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,以便于保管和利用。各部门应认真做好公文的立卷工作。一般是每季度清整一次,年末集中分类立卷。
      第二十三条 联合办理的公文,原件由主办部门立卷,其他部门保存复印件。
      第二十四条 立好的文书案卷要写明标题,编号目录,按照档案工作的规定,向档案部门移交。
      第二十五条 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,由二人监销,保证不丢失、不漏销。
第七章  附则
第二十六条 具体公文格式及行文规则按照《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定执行。
     第二十七条 本《办法》由办公室负责解释。
     第二十八条 本《办法》自发布之日起施行,我院其他有关公文处理的规定与本办法不一致的,以本办法为准。

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