为了维护学院公章使用的严肃性、规范性，落实责任制，特对学院内部各级公章的使用和管理作如下规定：
一、我院各级行政、教学、教辅部门公章由学院党政办公室统一负责刻制和发放，任何系（部）、部门和个人不得擅自刻制，对违反规定自行刻制公章的部门和个人，要追究其责任。
二、各级公章要专管专用，院级公章由学院党政办公室机要室秘书负责保管使用，各系（部）、部门公章原则上由系（部）、部门指定专人保管使用，保管人因私外出，应将公章交到系（部）、部门负责人管理，返回时再收回保管使用。使用公章要坚持原则，认真负责，并按规定程序办理。原则上不得将公章带离学院，特殊情况需带离的，需报学院主要负责领导同意，并妥善保管，确保安全。公章如有遗失，应及时向学院党政办公室报告，并查清原因和责任。
三、学院实行公章使用管理审批责任制，谁签批或口头同意谁负责，谁丢失谁负责。
四、各系（部）、部门需盖院级公章的一般业务材料，由各系（部）、部门负责人审核把关，档案科复核后登记盖章（此类材料使用申请表一）。重要材料如协议、合同、科研项目、教学项目、招聘项目、设备采购项目、工程项目、评优评奖、处罚处理决定、资金问题等涉及人、财、物等盖章材料，须经系（部）、部门负责人审核把关，院分管领导、院长或书记签批后方可盖章。
五、向上向外报送的材料上如已有党委书记或院长签字的，可直接在机要室登记盖章。
六、如遇院领导出差或开会而急需盖章，经办人可以改用电话方式请示院领导，同意后可先盖章后补手续。
七、教职工申报材料需加盖院印的，须有系（部）、部门负责人签名和院分管领导审核签署意见后方可盖章。教职工办理婚姻证明、计划生育证明、独生子女证明、收入证明、各类资格考试报名等，由人事处审核把关并签署意见后方可盖章（在用印申请表“用印部门负责人意见”栏签写）。
八、各系（部）、部门人员因公外出联系工作，参加各种学术活动、学生实习等，应由该系（部）、部门开具证明，加盖系（部）、部门印章。如需开具学院介绍信或使用院级公章，须经系（部）、部门领导审核把关后报院分管领导签批后方可办理。
九、凡以我院名义发出的毕业（结业、进修）证书、肄业证书、学生证、聘任证书、工作证等各种证件，以及各种奖状、荣誉证书等均须由有关部门造册，经系（部）、部门负责人审核，报院分管领导、院长签字后，由专人统一送机要室盖章。
十、系（部）、部门在外刊登广告、声明等，由经办人拟稿，系（部）、部门负责人审核，报院分管领导、院长批准方可加盖院印。
十一、教工亲属（不在我院工作、学习）的一切证明，均不属学院及各系（部）、部门出具证明范围。如有特殊情况需由学院出具证明并加盖公章，需经教职工所属系（部）、部门的领导及院分管领导签批后，方可受理。
十二、学生各种证明、介绍信和报考资料等需盖院级印章的，须先向所在系（部）领导提出申请，经所在系（部）领导签署意见并盖系（部）公章后，由系（部）办公室人员办理盖章手续，学生不得擅自直接到机要室办理盖章手续。
十三、节假日、寒暑假期间，学院机要室不办理个人材料盖章手续。假期因公、因私外出的教职工，如需开具院级介绍信、证明或使用院级印章的，必须在放假前一周按有关规定到机要室办理。
十四、学院法人印章的使用管理按院级印章的使用管理办法执行。凡需使用院长印章的材料，必须经院长同意后方可用印。
十五、各系（部）、部门不得擅自开具空白介绍信（证明）。各部门公章的使用，应手续齐备，逐次登记，以备查考。
十六、在使用院级公章时，如遇特殊情况，由学院党政办公室和院领导商量决定。
十七、本规定由学院党政办公室负责解释，自发布之日起实施，原《揭阳职业技术学院印章使用和管理的规定(试行)》（揭职院〔2002〕10号）同时废止。
